Promuovere il benessere mentale dei dipendenti dovrebbe essere una priorità per tutti. Uno studio recente della Oxford University sostiene che i dipendenti soddisfatti hanno una produttività del 13% maggiore¹ rispetto a quelli scontenti. Un sondaggio volontario sull’ambiente di smart working del personale è un buon modo per capire se i tuoi dipendenti sono soddisfatti.

Mantenere la concentrazione è la prima difficoltà in cui spesso si imbattono i dipendenti che fanno smart working, perché un nuovo ambiente può alterare gli schemi di lavoro abituali.

È importante promuovere buone abitudini come disattivare le notifiche e incoraggiare il personale a programmare il controllo della posta in arrivo solo due o tre volte al giorno, se possibile. Una sola notifica può distogliere la concentrazione anche per 23 minuti².

Esistono strumenti che possono aiutare i dipendenti a ritagliarsi del tempo per concentrarsi, nel vortice di riunioni, chiamate e ed eventuali impegni familiari:

• La dashboard personale MyAnalytics di Outlook può aiutare le persone a capire come utilizzano il loro tempo e a trovare il modo di avere tempo da dedicare a un lavoro mirato.
• Ci sono poi altri software, come il plugin di Outlook Findtime, che possono aiutare i lavoratori a ottimizzare i tempi.

Ricorda che stai incoraggiando un cambiamento culturale quanto tecnologico. Quindi dai il buon esempio: scoraggia la comunicazione dopo l’orario di lavoro, stabilisci un tono flessibile ed empatico e il tuo personale ti seguirà.

Condividere le informazioni e assicurarsi che siano state comprese è molto più difficile per un team che lavora da remoto.

Il primo passo è assicurarsi di essere tutti ben sincronizzati: riaffermare visioni e obiettivi condivisi, assicurarsi che tutti conoscano il proprio contributo nel raggiungerli e ristabilire le linee di comunicazione.

• Gli strumenti di project management sono utili per fissare gli obiettivi con precisione e permettere alle persone di lavorare in modo agile per raggiungerli. Consentono al personale di condividere i file, gestire le attività e lavorare in modo unificato, anche se ci si trova fisicamente in luoghi diversi.
• Gli strumenti di videoconferenza sono una risorsa inestimabile quando i lavoratori sono lontani. Consentono di risparmiare tempo prezioso e aiutano a mantenere i rapporti tra i membri del team.
• Microsoft Teams può aiutare a superare molte delle questioni che richiedono più tempo quando si lavora da remoto, perché i messaggi istantanei possono avere dei vantaggi rispetto alle e-mail. Le videoconferenze possono essere configurate facilmente con qualsiasi membro dell’organizzazione e tutte le funzioni hanno lo stesso livello di sicurezza e conformità di Microsoft 365.
• Il tuo tempo va sfruttato in modo produttivo: per richieste veloci ai colleghi e ai clienti meglio una veloce telefonata che una videochiamata di 30 minuti. Ciò contribuirà ad alleviare la stanchezza da video e ad aumentare la produttività e il benessere dei dipendenti.

Ricorda di programmare e incoraggiare incontri informali con i team e tra i team. Questo non solo aiuta a mantenere i rapporti, ma costituisce anche un utile check-up per valutare il benessere dei dipendenti.

Questo periodo sarà più difficile per alcune persone che per altre, e non saprai chi si trova più in difficoltà se non ti preoccupi di chiederlo.

Sappiamo tutti quanto sia fondamentale la collaborazione per raggiungere il successo. E con la forza lavoro che opera da remoto, è più importante che mai che i team abbiano ancora la sensazione di lavorare insieme.

Quindi trova nuovi modi per lavorare nel modo più collaborativo possibile:

• Le applicazioni per la revisione dei documenti in tempo reale possono contribuire a ridurre la confusione e ad accelerare il processo di approvazione e di feedback.
• Considera la possibilità di trasferire l’attività sul cloud, perché i servizi offerti spaziano in molteplici direzioni e sono ideali per chi lavora in smart working. Questo passaggio consentirà ai tuoi dipendenti di accedere ad applicazioni, e-mail e dati molto più facilmente ovunque si trovino.
• Il cloud può essere un ottimo alleato anche per garantire la sicurezza delle tue informazioni aziendali chiave. Funzionalità come il Backup-as-a-Service (BaaS) consentono di non temere eventuali tempi di inattività, anche in caso di violazione della sicurezza.